Para efectos de los presentes Términos y Condiciones, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación:

MediTop es una plataforma de interoperabilidad clínica que permite a las IPS colombianas cumplir con las obligaciones establecidas en la Resolución 1888 de 2025 del Ministerio de Salud y Protección Social, relacionadas con la generación, gestión y transmisión de Registros de Datos en Salud (RDAs) al sistema IHCE.

Los servicios prestados por MediTop incluyen:

• Registro y gestión de pacientes, profesionales de salud y episodios de atención.
• Generación automática de RDAs en formato FHIR R4 a partir de los datos clínicos ingresados.
• Transmisión segura de RDAs al sistema IHCE del Ministerio de Salud.
• Visualización del historial clínico por paciente (visor clínico).
• Gestión de usuarios con control de acceso basado en roles.
• Registro de auditoría de todas las operaciones realizadas en la plataforma.
• Panel administrativo para la gestión de la IPS y su configuración en el IHCE.

MediTop actúa exclusivamente como intermediario tecnológico entre la IPS y el sistema IHCE, facilitando el cumplimiento normativo sin modificar ni validar la veracidad del contenido clínico ingresado por los profesionales de salud de la IPS.

Para acceder y utilizar MediTop, la IPS y sus usuarios deben cumplir los siguientes requisitos:

• La IPS debe estar habilitada ante las autoridades sanitarias colombianas competentes (Secretarías de Salud departamentales o distritales, según corresponda).
• La IPS debe contar con credenciales válidas y vigentes ante el sistema IHCE del Ministerio de Salud y Protección Social, conforme a lo exigido por la Resolución 1888 de 2025.
• Los usuarios deben ser personas naturales mayores de edad, vinculadas laboralmente o contractualmente a la IPS.
• Los profesionales de salud que ingresen datos clínicos deben tener habilitación vigente para ejercer su profesión en Colombia.
• Los usuarios deben aceptar expresamente los presentes Términos y Condiciones al momento de la activación de su cuenta.
• La IPS debe designar al menos un usuario con rol de administrador responsable de la gestión de la cuenta.

Al utilizar MediTop, la IPS y cada uno de sus usuarios se obligan a:

• Ingresar información veraz, completa y actualizada. Los datos clínicos deben corresponder fielmente a la atención médica prestada.
• No compartir credenciales de acceso (usuario y contraseña) con terceros, ni permitir el acceso de personas no autorizadas a la plataforma.
• Mantener la confidencialidad de la información clínica de los pacientes, conforme a la Ley 23 de 1981 (Ética Médica) y la Resolución 1995 de 1999 (Historia Clínica).
• Cumplir con las obligaciones de reporte establecidas en la Resolución 1888 de 2025, incluyendo los plazos y formatos de envío de RDAs al IHCE.
• Notificar de inmediato a Ninjanet ante cualquier sospecha de acceso no autorizado o compromiso de seguridad de las credenciales.
• No utilizar la plataforma para fines distintos a la gestión clínica y el cumplimiento normativo.
• No intentar acceder a datos de otras IPS, vulnerar los mecanismos de aislamiento multi-tenant, ni realizar ingeniería inversa sobre el software.
• Mantener actualizados los datos de la organización, incluyendo habilitación, información de contacto y credenciales IHCE.

Ninjanet, como proveedor del servicio, se compromete a:

• Mantener la plataforma disponible con un nivel de servicio (SLA) del 99% mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado previamente notificadas.
• Notificar las ventanas de mantenimiento programado con al menos 48 horas de anticipación a través del correo electrónico registrado por el administrador de la IPS.
• Implementar y mantener medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos almacenados, incluyendo encriptación en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Garantizar el aislamiento de datos entre diferentes IPS (arquitectura multi-tenant), asegurando que ninguna IPS pueda acceder a los datos de otra.
• Prestar soporte técnico a través del canal oficial (contacto@meditop.app) con tiempo de respuesta inicial de 24 horas hábiles.
• Actualizar la plataforma para mantener la compatibilidad con los requisitos técnicos del IHCE conforme a las actualizaciones normativas.
• Conservar los logs de auditoría de forma íntegra y disponible durante el tiempo requerido por la normativa colombiana.
• No acceder a los datos clínicos de los pacientes salvo cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio o por requerimiento legal expreso.

Las condiciones comerciales del servicio se rigen por el plan contratado por la IPS. En general:

• Los valores del servicio se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) vigente, salvo indicación expresa en contrario.
• La facturación es de periodicidad mensual, contada a partir de la fecha de activación de la cuenta.
• El pago debe realizarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada período de facturación.
• El incumplimiento en el pago por más de diez (10) días hábiles podrá dar lugar a la suspensión del servicio, previa notificación.
• Los precios podrán ser modificados con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario, notificado por correo electrónico.
• No se realizan reembolsos por períodos parciales de uso, salvo en los casos expresamente previstos en el contrato de servicio.

Para condiciones comerciales específicas, precios vigentes y planes disponibles, comuníquese con Ninjanet en contacto@meditop.app.

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre MediTop, incluyendo sin limitación el código fuente, diseño, arquitectura, interfaces, logotipos, marcas, documentación técnica y cualquier otro elemento de la plataforma, son propiedad exclusiva de Ninjanet.

La contratación del servicio otorga a la IPS una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, únicamente para los fines contemplados en estos Términos. Esta licencia no implica cesión de ningún derecho de propiedad intelectual.

Los datos ingresados por la IPS y sus pacientes son propiedad de la IPS. Ninjanet los procesa exclusivamente para la prestación del servicio contratado.

MediTop actúa como intermediario tecnológico entre la IPS y el sistema IHCE. En consecuencia:

• Ninjanet no es responsable de la veracidad, exactitud, integridad o calidad de los datos clínicos ingresados por los usuarios de la IPS.
• La responsabilidad por el contenido de las historias clínicas y los RDAs transmitidos recae exclusivamente en la IPS y sus profesionales de salud.
• Ninjanet no es responsable de las consecuencias derivadas del incumplimiento de la Resolución 1888 de 2025 por parte de la IPS, cuando dicho incumplimiento resulte de datos incorrectos, omisiones o errores del personal de la IPS.
• Ninjanet no garantiza la continuidad del servicio IHCE del Ministerio de Salud, siendo este un sistema externo ajeno a su control.
• En caso de fallas técnicas del sistema IHCE que impidan la transmisión de RDAs, Ninjanet notificará a la IPS y proporcionará los registros técnicos necesarios para demostrar la diligencia en el cumplimiento.
• La responsabilidad máxima de Ninjanet ante la IPS por cualquier concepto no superará el valor equivalente a tres (3) meses del servicio contratado.

El servicio podrá ser suspendido o terminado en los siguientes casos:

• Por solicitud expresa de la IPS, con un preaviso de treinta (30) días calendario.
• Por incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones, previa notificación y plazo de subsanación de cinco (5) días hábiles.
• Por mora en el pago superior a diez (10) días hábiles, previa notificación.
• Por orden de autoridad competente colombiana.
• Por pérdida de habilitación de la IPS ante las autoridades sanitarias.

Ante la terminación del servicio, la IPS tendrá derecho a exportar sus datos durante los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación efectiva. Transcurrido dicho plazo, Ninjanet procederá con la eliminación segura de los datos conforme a su política de retención.

Los presentes Términos y Condiciones se rigen exclusivamente por las leyes de la República de Colombia. Para la resolución de cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución o cumplimiento de este instrumento, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Barranquilla, Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

En caso de controversias, las partes procurarán en primer lugar una solución amigable mediante negociación directa, con un plazo de treinta (30) días calendario desde la notificación del conflicto. De no alcanzar acuerdo, se acudirá a los mecanismos jurisdiccionales aplicables.

Ninjanet se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al correo electrónico registrado por el administrador de la IPS con un mínimo de quince (15) días de anticipación a su entrada en vigencia.

El uso continuado de la plataforma tras la fecha de vigencia de las modificaciones constituirá aceptación de las mismas. Si la IPS no está de acuerdo con las modificaciones, deberá notificar su voluntad de terminación del servicio dentro del plazo de notificación previsto.